Das Phänomen ist bekannt: Man sitzt bei der Arbeit und auf einmal kommt eine wichtige E-Mail. Diese lenkt nicht nur ab, sondern bringt auch noch neue Arbeit. Nun schließt man gehetzt die eine angefangene Aufgabe ab, um sich an die neue Tätigkeit zu setzen, und vergisst dabei einiges andere … Oder man fährt abends mit dem Auto durch die Stadt und denkt über die aktuellen Aufträge nach, hat auf einmal eine wunderbare Idee, aber bis zum nächsten Tag auch schon wieder vergessen.
Die Lösung ist denkbar einfach: eine ToDo-Liste!
Ich möchte hier meinen Umgang mit diesem „Wundermittel“ kurz skizzieren.
Alle anfallenden Aufgaben schreibe ich in eine ToDo-Liste. Manche haben Fristen, die ich mir gleich dazu notiere, und vergesse so deren Ausführung nicht. Durch verschiedene Prioritäten kann ich die Tasks strukturieren und immer das Wichtigste erledigen. Es gilt die in einem anderen Beitrag thematisierte Frage „Was ist wichtig, im Auge zu behalten?“, und demnach die anstehenden Aufgaben zu gliedern.
Vorteil bei Teamarbeit
Als SEO Agentur arbeiten wir hier oft gemeinsam an gleichen Projekten. Durch eine Freigabe meiner Togo-Liste für meine Mitarbeiter und Partner können diese sehen, was ich gerade bearbeite, und mir neue Aufgaben setzen, ohne mich dabei groß aus meiner aktuellen Tätigkeit zu reißen. So schlägt die To-do-Liste bildlich gesprochen als Hammer den Nagel der Organisation.
Tools und Apps
Es gibt zahlreiche Tools, die ToDo-Listen möglich machen. Ich habe einige Apps getestet und war mit allen zufrieden. Darum will ich hier auch nicht für eine bestimmte Methode werben. Es ist letztlich egal, wie man seine Tasks notiert. Für manchen ist ein Blatt Papier gut, ich persönlich nutze aktuell die Standard-App meines iPhones, das mit meinem Exchange-Konto verknüpft und dadurch auch mit meinen Kollegen geteilt ist. Jeder kann dies handhaben wie es ihm beliebt. Der Wert einer ToDo-Liste ist allerdings nicht zu unterschätzen.
Wenn außerplanmäßig Aufgaben eintrudeln, schreibt man diese einfach unten auf die Liste und kann sie so zu gegebener Zeit erledigen. Man ist ruhiger, da man die Angst, etwas zu vergessen, mindert.
Das einzige Problem: Sich selbst überwinden, gleich in die Liste zu schreiben und nicht zu glauben, man könne es sich merken.
Die Erfahrung zeigt: Man merkt es sich nicht.
Die traurige Konsequenz: Etwas wird vergessen – das ärgert einen selbst, die Kollegen oder gar die Kunden.
Vermeide diese Konsequenz, nutze eine ToDo-Liste und organisiere deinen Arbeitsalltag.